Je wilt als kantoor iets met AI. Maar waar begin je?

Ergens op jullie kantoor zit nu iemand met een lastige klantmail. Die opent ChatGPT, plakt de mail erin en heeft binnen twee minuten een prima eerste opzet. Alleen wordt dit nergens vastgelegd, bronnen blijken toch niet echt te bestaan en de gegevens van die klant staan inmiddels op een server waar jij niks over te zeggen hebt.

Dat is geen onwil of onkunde, maar een adviseur die vooruit wil. En ze hebben gelijk ook: de techniek staat allang niet meer in de kinderschoenen en wordt in andere privacy-gevoelige branches al volop toegepast. De NBA noemt AI “niet langer een optie, maar een noodzaak voor de toekomstbestendige accountant en auditor”.

Alleen is "je moet er iets mee" nog geen antwoord op hoe. Precies daar lopen de meeste MKB-kantoren vast.

Waarom het blijft liggen

Grote kantoren zetten er een heel projectteam op met een flink budget. Iemand zoekt de mogelijkheden uit, de ander test verschillende tools, en er is een ‘head of data security’. Op een kantoor van vijf tot vijftig man is die ruimte er vaak niet. Iedereen zit vol, het volgende seizoen komt eraan, en niemand kan er een paar maanden écht voor gaan zitten. Dus schuif je het door tot na de volgende piek terwijl je weet dat je op dat moment juist alle hulp kunt gebruiken.

Er zijn ook heel veel zaken die je kunt aanpakken met AI. Automatisch inboeken, data sneller inzichtelijk maken en advieswerk naar een hoger niveau tillen. De samenstelpraktijk wil weer iets anders dan de salarisadministratie. En de accountant iets anders dan de adviseur. 

Kortom: iedereen wil iets anders en je ziet door alle tools en mogelijkheden het bos niet meer. Er wordt dan ook vaak gezocht naar de perfecte totaaloplossing: alleen bestaat die (nog lang) niet. Dus blijft het bij die ene tool die door een persoon wordt gebruikt, en blijft de rest van het kantoor werken op de ouderwetse manier terwijl de werkdruk toeneemt.

AI voor het hele kantoor

Terug naar diegene met die klantmail. Dat gebeurt op de meeste kantoren allang, alleen zie je het (hopelijk) niet. Als jij geen lijn trekt, trekt het team er zelf één. Een verbod helpt daar niet tegen, dan gebeurt het stiekem. Of loopt men weg van die toenemende werkdruk die bij een ander kantoor wel verlaagd wordt door AI. 

Een échte oplossing is er eentje die veilig is én ook daadwerkelijk nu gebruikt gaat worden. Niet volgende week of volgend kwartaal. Maar een oplossing die de pijn van repetitief, saai of onnodig werk verzacht en daadwerkelijk een oplossing biedt voor iedereen binnen een kantoor. Zo kan je als organisatie vooruit met AI en krijg je alle collega’s mee met de tijd.

Drie voorwaarden van jullie AI-oplossing

Een omgeving dus die goed genoeg is om nu te gebruiken zodat het team aan de slag kan. Maar hoe ziet zo’n omgeving er uit? En nog belangrijker: waar moet zo’n omgeving aan voldoen? 

Of je nou met je IT-partner een afgeschermde Microsoft / Google omgeving op wil tuigen waarin iedereen over verschillende klantdossiers heen kan chatten met Copilot of Gemini. Of dat je toch op zoek gaat naar een combinatie van specialistische AI tools. Let er op dat je de juiste vragen stelt:

Waar gaat mijn klantdata heen? Vraag niet of het veilig is, want dat zegt iedereen. Vraag welke gegevens naar welke partij gaan, in welk land die staan, en of jij dat kunt uitleggen als een klant ernaar vraagt. En ook: wie is de uiteindelijke eigenaar van de server waar jouw data staat? Ze kunnen alle data in de EU hosten, maar als Google, Amazon of Microsoft de eigenaar is van de server, valt deze gewoon onder de Amerikaanse CLOUD Act, wat ervoor zorgt dat de Amerikaanse overheid jullie data mag inzien.

Kan ik zien waar een antwoord vandaan komt? Je wilt kunnen doorklikken naar de wet, de uitspraak of het standpunt eronder en de gebruikte interne bron. Ook wil je zien welke aannames er onderweg zijn gedaan. Anders controleer je het straks alsnog helemaal zelf. En dit moet tevens allemaal netjes gelogd worden. Dit is ook verplicht volgens de Europese AI-verordening wet. Dus zorg dat dit vanaf het begin geregeld is.

Werkt het voor vaktechnische toepassingen? Een té algemene tool die alles belooft te kunnen werkt vaak niet óf wordt niet toegepast omdat men niet weet wat er allemaal mogelijk is. Of men dat simpelweg vergeet. Kan de AI software vaktechnische vragen beantwoorden? Welke bronnen heeft de software toegang tot? Welke workflows zijn speciaal ingericht voor het werk van accountants, boekhouders en financieel adviseurs? Nogmaals: iets dat daadwerkelijk gebruikt wordt is beter dan een tool die alles kan.

Daarom zijn we Siska gestart

Wij vinden dat een MKB-kantoor niet zou moeten kiezen tussen slim en veilig, en niet moet wachten op die totaaloplossing waar ze niet op kunnen wachten. Daarom hebben we Siska gebouwd: een AI-assistent voor Nederlandse accountants, boekhouders en adviseurs, die je vandaag met het hele kantoor in gebruik kunt nemen. In de video hieronder laat Bram in twee minuten zien wat ze nu al doet:

Samengevat:

• Klantdata blijft bij ons. Alles staat op Europese servers in Europees eigendom, dus buiten het bereik van de CLOUD Act. Voor het redeneerwerk gebruiken we de nieuwste modellen van bijvoorbeeld Claude en Gemini, maar alleen op geanonimiseerde context. De nieuwste AI dus, met klantgegevens volledig op onze eigen omgeving.

• Elk antwoord is te herleiden. Siska onderbouwt met de wet, de uitspraak of het vaktechnische artikel eronder, plus de interne bronnen uit het klantdossier. Aannames staan er los bij vermeld. Alles wordt gelogd, dus je kunt achteraf laten zien hoe een advies tot stand is gekomen.

• Het is gebouwd voor jullie vak. Siska heeft toegang tot tienduizenden artikelen over Nederlandse wet- en regelgeving, zoekt live op internet naar het laatste nieuws, en werkt met klantdossiers, aangiftes en jaarrekeningen. Koppel je jouw mailbox, dan staat er een concept-antwoord klaar voordat jij de mail opent.

Benieuwd of dit voor jullie kantoor werkt? Plan een demo, dan lopen we samen door een paar van jullie eigen casussen. Liever eerst zelf ervaren? Log in met Microsoft of Google en stel binnen vijf minuten je eerste vaktechnische vraag.