De uren die nergens op een factuur belanden

Toen ik als consultant meekeek bij een accountantskantoor, viel me iets op wat me daarna niet meer heeft losgelaten. Er werd ontzettend hard gewerkt voor klanten. Alleen kwam een flink deel van dat werk nooit op een factuur terecht.

Je kent de situatie. Een ondernemer mailt een korte vraag en wil eigenlijk alleen bevestiging van wat hij zelf al dacht. Of het is die net iets grotere vraag waar een adviseur echt even voor moet gaan zitten. Hij zoekt oude correspondentie terug, opent de boekhouding, checkt een standpunt van de Belastingdienst en loopt soms nog langs de collega met het juiste specialisme. Een halfuur later staat er een mail van drie alinea’s. Die klopt, want dat moet. Jullie naam staat eronder.

En dan komt de vraag waar bijna ieder MKB-kantoor mee worstelt. Schrijf je dit weg? Voor de relatie doe je het graag even tussendoor. Maar even tussendoor gebeurt een paar keer per week, bij iedere adviseur. Aan het eind van het jaar is dat geen ruis meer, maar een serieus bedrag dat gewoon nooit is gefactureerd.

Het probleem zit niet alleen aan de kostenkant

Er is een tweede kant, en die is duurder. Diezelfde werkdruk zorgt ervoor dat proactief advies erbij inschiet.

In het grootschalige onderzoek dat SRA samen met onderzoeksbureau Markteffect hield onder ruim duizend MKB-ondernemers, noemt 47 procent snel antwoord krijgen op vragen als een van de belangrijkste eigenschappen van hun accountant. Precies evenveel als de persoonlijke klik. Snelheid is voor de ondernemer dus geen extraatje, maar even zwaarwegend als de relatie zelf.

Datzelfde onderzoek laat zien waar de ontevredenheid vandaan komt bij de ondernemers die niet tevreden zijn. Niet door fouten in het werk, maar door een afwachtende houding, te weinig proactiviteit en het uitblijven van dat stapje extra. Proactief zijn wordt door 39 procent genoemd als belangrijke eigenschap, meedenken met de koers door 37 procent.

En er ligt aantoonbaar omzet op tafel. Rond thema’s als strategisch bedrijfsadvies, financieringen, bedrijfswaardering en advies voor de privésituatie van de DGA geeft een aanzienlijk deel van de ondernemers aan behoefte te hebben, terwijl ze daar nu nog niemand voor inschakelen. Wel overwegen ze het. Daar komt bij dat 63 procent liever één partij inschakelt voor zowel accountancy als advies. De vraag ligt er dus, bij klanten die je al hebt.

Iedere adviseur wil dat ook leveren. Maar met een overvolle mailbox en een structureel personeelstekort kom je er simpelweg niet aan toe. Dat tekort is geen incident: brancheorganisatie NOAB constateerde dit jaar dat administratie- en belastingadvieskantoren steeds vaker werk moeten uitbesteden puur omdat ze de mensen niet kunnen vinden. Je bent bezig met wat binnenkomt, niet met wat je zou kunnen brengen.

Zo ontstaat een scheve balans. De uren die je maakt zijn moeilijk declarabel, en de uren die wel declarabel zouden zijn maak je niet, omdat er geen tijd overblijft om ze te maken.

Iets doen met AI, maar waar begin je

Vrijwel elk kantoor dat we spreken wil iets met AI. En vrijwel elk kantoor loopt vast op dezelfde vraag: waar begin je.

Dat het onderwerp niet langer vrijblijvend is, laat de beroepsgroep zelf weten. De NBA heeft AI voor 2026 tot en met 2028 aangewezen als een van de drie ontwikkelthema’s voor het hele beroep. In de leidraad die de NBA samen met NOREA publiceerde, staat dat AI in een snel digitaliserende wereld geen optie meer is maar een noodzaak voor de toekomstbestendige accountant.

Alleen: weten dat je moet, is nog geen antwoord op hoe. Grote kantoren tuigen interne projectteams op. Voor een MKB-kantoor is dat geen optie. Waar haal je die tijd en die mensen vandaan, naast het werk dat er al ligt?

Dus wordt het vaak de quick win. Je gebruikt toch al Microsoft, dan neem je Copilot erbij. Alleen komt daar meteen de volgende vraag achteraan. Een goed antwoord vraagt om context, en die context is klantdata. Wat gebeurt daarmee? Waar staat het? En als je het niet regelt vanuit het kantoor, regelt je team het zelf. Mensen willen vooruit, dus gaan ze met hun eigen ChatGPT aan de slag en plakken ze er klantgegevens in. Je kantoor gebruikt dan wel AI, maar niemand weet meer waar de data van jullie klanten terechtkomt.

Daarom zijn we Siska begonnen. Niet omdat er nog een AI-tool bij moest, maar omdat wij vonden dat een kantoor niet zou moeten hoeven kiezen tussen slim en veilig.

Hoe we dat hebben opgelost

De sterkste AI-modellen ter wereld komen uit Amerika. Die wil je gebruiken, want ze zijn goed. Alleen wil je er geen klantdata naartoe sturen.

Wij hebben dat opgelost door die twee dingen los te trekken. We gebruiken deze modellen voor het zware redeneerwerk op een geanonimiseerde vraag. Vervolgens koppelt ons eigen taalmodel die uitkomst weer aan de werkelijke klantsituatie. Daardoor blijft alle klantdata bij ons op Europese servers. 

Daarbij zorgen we ervoor dat elk antwoord te herleiden is. De gebruikte bronnen, zoals wet- en regelgeving, jurisprudentie, vaktechnische artikelen, internetbronnen of de boekhouding van de klant, zijn vermeld. Ook een aanname of vraag wordt duidelijk onderstreept. Zo check je het antwoord altijd eenvoudig. 

Siska werkt conform de AVG, is AI-Act proof en houdt van iedere redenatie en bron een volledige audittrail bij. Eén lijn voor het hele kantoor, dus geen schaduwgebruik meer.

De adviseur blijft in de lead

Er is één zorg die we bij vrijwel ieder kantoor terugzien, en die is terecht. Het vakblad Accountant van de NBA schetst het beeld binnen het beroep als gemengd: accountants zien de voordelen van AI, maar vrezen tegelijk dat hun professionele oordeel onder druk komt te staan, juist doordat uitkomsten snel en overtuigend worden gepresenteerd.

Precies daarom hebben we Siska gebouwd zoals we hem gebouwd hebben. Dit is geen chatbot waar je een vraag in gooit en maar moet hopen dat het antwoord klopt.

Koppel je mailbox en Siska leest in de achtergrond mee. Bij mails die er echt om vragen staat het concept-advies al klaar op het moment dat jij de mail opent, inclusief onderzoek. Je ziet precies welke bronnen zijn geraadpleegd en welke aannames zijn gedaan. Jij zet het naar je hand, controleert en verstuurt. Jij bent degene die adviseert, Siska levert het voorwerk.

Lang niet al je klantcontact loopt via de mail. Je hebt belafspraken, je zit bij ondernemers aan tafel. Ook die gesprekken bereid je met Siska voor, met dezelfde klantcontext en hetzelfde onderbouwde onderzoek erachter. Onze huidige klanten gebruiken Siska daar veel voor, gewoon om even te sparren over een vraagstuk voordat ze de klant spreken.

Daarnaast leest Siska continu tussen de regels door. Uit mails en klantcontext komen signalen naar boven van dingen waar een ondernemer iets aan zou hebben, vaak nog voordat hij er zelf om vraagt. Wat je met zo’n signaal doet, bepaal jij. Maar je ziet het tenminste.

Wat het oplevert

Kantoren die met Siska werken besparen gemiddeld tachtig procent van de tijd die het onderzoeken en beantwoorden van klantvragen kost, en reageren vijf keer sneller richting hun klant. Adviseurs plannen gemiddeld acht extra facturabele uren per maand in op basis van advieskansen die Siska signaleert.

Daarmee kantelt die scheve balans. Minder tijd kwijt aan werk dat je niet kunt factureren, meer ruimte voor advieswerk waar wel een factuur tegenover staat. En je beweegt richting de proactieve rol waar de ondernemer zelf om vraagt.

Wat we minstens zo belangrijk vinden: het maakt het werk leuker. Minder uitzoekwerk onder tijdsdruk, minder het gevoel dat je klanten te kort doet, en meer bezig zijn met waar iemand dit vak voor is gaan doen. In een markt waarin goede mensen vinden en houden de grootste uitdaging is, telt dat zwaar mee.

Siska werkt inmiddels voor ruim dertig kantoren.

Benieuwd wat dit voor jullie kantoor betekent? Plan een demo, dan lopen we samen door een paar van jullie eigen casussen en zie je precies hoe het onderzoek eronder is opgebouwd. Liever eerst zelf ervaren? Log in met Microsoft of Google en stel binnen vijf minuten je eerste vaktechnische vraag. Dan merk je zelf hoe Siska dit mogelijk maakt.